Tom Kennedy รองประธานและผู้จัดการทั่วไปของ Veritas Public Sector กล่าวระหว่างงาน Innovation in Government ว่ามี 2 แนวโน้มที่ส่งผลกระทบต่อวิธีที่หน่วยงานต่างๆ ดำเนินการตามกำหนดเวลาในการจัดการข้อมูล OMBสำนักงานการจัดการและงบประมาณและหอจดหมายเหตุและการบริหารบันทึกแห่งชาติได้มอบอำนาจให้หน่วยงานภายใต้คำสั่งจัดการบันทึกของรัฐบาลในปี 2555 ส่วนหนึ่งของคำสั่งนี้ หน่วยงานต้องแปลงบันทึกชั่วคราวและถาวรเป็นดิจิทัล และท้ายที่สุดจะจัดการบันทึก
อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดใน รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ภายใน
เอเจนซีต้องเผชิญกับเส้นตายล่าสุดในเดือนธันวาคมสำหรับการจัดการบันทึกอีเมลทางอิเล็กทรอนิกส์
แม้ว่าจะไม่มีข้อมูลใหม่เกี่ยวกับการดำเนินการของพวกเขา NARA รายงานย้อนกลับไปในปี 2558 ว่าหน่วยงานต่าง ๆ กำลังดำเนินการเพื่อบรรลุเป้าหมายนี้
รายงานการประเมินตนเองของหน่วยงาน พบว่า:
80 เปอร์เซ็นต์ของหน่วยงานกล่าวว่าผู้นำหน่วยงานของพวกเขาตระหนักถึงการจัดการบันทึกและข้อมูลเป็นลำดับความสำคัญ
76 เปอร์เซ็นต์ของหน่วยงานกล่าวว่าพวกเขาใช้คะแนนการประเมินตนเองในการจัดการบันทึกเพื่อวัดประสิทธิภาพของโปรแกรมการจัดการบันทึกของพวกเขา
36 เปอร์เซ็นต์ของหน่วยงานให้คะแนนในประเภทความเสี่ยงต่ำ 47 เปอร์เซ็นต์ในความเสี่ยงปานกลาง และ 17 เปอร์เซ็นต์ในความเสี่ยงสูง ทำให้หน่วยงาน 64 เปอร์เซ็นต์มีความเสี่ยงสูงต่อการละเมิด ข้อมูลที่ผิด บันทึกสูญหาย และปัญหาอื่น ๆ มากกว่าที่ควรจะเป็น และแม้แต่ร้อยละ 36 ของหน่วยงานที่มีความเสี่ยงต่ำก็ยังมีความเสี่ยง
การประเมินตนเองครั้งต่อไปจะเกิดขึ้นในวันที่ 17 มีนาคมของ NARA
Tom Kennedy รองประธานและผู้จัดการทั่วไปของ Veritas Public Sector กล่าวระหว่างงาInnovation in Government ว่าหลายหน่วยงานทำงานได้ดีในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมลหรือข้อมูลที่มีโครงสร้าง
แต่ระหว่างนี้จนถึงปี 2019 หน่วยงานจำเป็นต้องพิจารณาว่าพวกเขาจัดการกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างอย่างไร และหาวิธีทำให้ข้อมูลนั้นมีค่ามากขึ้น
“มีแนวโน้มใหญ่ 2 ประการที่เกิดขึ้นซึ่งมีอิทธิพลต่อปัญหาทางธุรกิจ ประการแรกคือการเติบโตของข้อมูล การศึกษาแสดงให้เห็นว่ามีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเพิ่มขึ้นเกือบ 50 เปอร์เซ็นต์ต่อปี และความจริงก็คือการโยนโครงสร้างพื้นฐานจำนวนมากขึ้นไปที่ปัญหาไม่ได้ปรับขนาดอีกต่อไป หน่วยงานต้องการกลยุทธ์ในการจัดการข้อมูลของพวกเขา” Kennedy กล่าว “แนวโน้มขนาดใหญ่อื่นๆ คือการเกิดขึ้นของคลาวด์ ทุกคนประทับใจมากที่รัฐบาลเดินหน้านำระบบคลาวด์มาใช้ ทันใดนั้น แหล่งข้อมูลของคุณอาจเป็นแบบส่วนตัวและแบบพับลิกคลาวด์ และเพิ่มความซับซ้อนขึ้นมาอีกชั้นหนึ่ง”
Kennedy กล่าวว่าหากเอเจนซี่มีกลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่ครอบคลุมแหล่งข้อมูลทั้งหมด ซึ่งรวมถึงระบบคลาวด์และที่เก็บข้อมูลในสถานที่
แต่ไม่ใช่แค่การมีกลยุทธ์และการใช้ระบบคลาวด์เท่านั้น Kennedy กล่าวว่าหน่วยงานต่างๆ จำเป็นต้องพิจารณาการฝึกอบรมบุคลากรเพื่อทำงานในสภาพแวดล้อมนี้ ใช้เครื่องมืออัตโนมัติมากขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลได้ง่ายขึ้น และสุดท้ายคือการใช้ซอฟต์แวร์การแสดงภาพเพื่อให้ได้มูลค่ามากขึ้นจากข้อมูล
“เราเชื่อว่าประมาณ 70 เปอร์เซ็นต์ของข้อมูลของเอเจนซีเป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง และเรายังสนับสนุนให้เอเจนซีใช้แนวทางแบบแยกส่วน” เขากล่าว “เอเจนซี่จำเป็นต้องมีกลยุทธ์แบบองค์รวม แต่ทำให้สำเร็จแบบโมดูลาร์และแสดงความสำเร็จเช่นนั้น สมมติว่าพวกเขามีอีเมลที่อยู่ภายใต้การควบคุมอยู่แล้ว ส่วนข้อมูลขนาดใหญ่ถัดไปที่พวกเขาจะดำเนินการ และโดยทั่วไปสิ่งที่เราเห็นคือการแชร์ไฟล์และที่เก็บเอกสาร”
